Datenschutzordnung
Turngemeinde 1908 Lispenhausen e.V.
Die Turngemeinde 1908 Lispenhausen e.V. verarbeitet in vielfacher Weise
automatisiert personenbezogene Daten im Rahmen der Vereinsverwaltung, der
Organisation des Sportbetriebs, der Öffentlichkeitsarbeit des Vereins. Um die
Vorgaben der EU-Datenschutz-Grundverordnung und des Bundesdatenschutzgesetzes
zu erfüllen, Datenschutzverstöße zu vermeiden und einen einheitlichen Umgang mit
personenbezogenen Daten innerhalb des Vereins zu gewährleisten, gibt sich der
Verein die nachfolgende Datenschutzordnung.
§ 1 Allgemeines
Der Verein verarbeitet personenbezogene Daten u.a. von Mitgliedern,
Teilnehmerinnen und Teilnehmern am Sport- und Kursbetrieb und
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern sowohl automatisiert in EDV-Anlagen als
auch nicht automatisiert in einem Dateisystem, z.B. in Form von ausgedruckten
Listen. Darüber hinaus werden personenbezogene Daten im Internet
veröffentlicht und an Dritte weitergeleitet oder Dritten offengelegt. In all
diesen Fällen ist die EU-Datenschutz-Grundverordnung, das
Bundesdatenschutzgesetz und diese Datenschutzordnung durch alle Personen
im Verein, die personenbezogene Daten verarbeiten, zu beachten.
§ 2 Verarbeitung personenbezogener Daten der Mitglieder
- Der Verein verarbeitet die Daten unterschiedlicher Kategorien von Personen.
Für jede Kategorie von betroffenen Personen wird im Verzeichnis der
Verarbeitungstätigkeiten ein Einzelblatt angelegt. - Im Rahmen des Mitgliedschaftsverhältnisse verarbeitet der Verein
insbesondere die folgenden Daten der Mitglieder:Geschlecht, Vorname,
Nachname, Anschrift (Straße, Hausnummer, Postleitzahl, Ort), Geburtsdatum,
Datum des Vereinsbeitritts, Abteilungs- und Mannschaftszugehörigkeit,
Bankverbindung, die Namen und Kontaktdaten der gesetzlichen Vertreter,
Telefonnummern und E-Mail-Adressen, Funktion im Verein, Haushalts- und
Familienzugehörigkeit bei Zuordnung zum Familienbeitrag. - Im Rahmen der Zugehörigkeit zu den Landesverbänden, deren Sportarten im
Verein betrieben werden, werden personenbezogene Daten der Mitglieder an
diese weitergeleitet, soweit die Mitglieder eine Berechtigung zur Teilnahme am
Wettkampfbetrieb der Verbände beantragen (z.B. Startpass, Spielerpass,
Lizenz) und an solchen Veranstaltungen teilnehmen. Weiterleitung
Personenbezogener Daten der Mitglieder an den zuständigen
Landessportbund / Landessportverband.
§ 3 Datenverarbeitung im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit
- Im Rahmen der Öffentlichkeitsarbeit über Vereinsaktivitäten werden
personenbezogene Daten in Aushängen, in der Vereinszeitung und in
Internetauftritten veröffentlicht und an die Presse weitergegeben. - Hierzu zählen insbesondere die Daten, die aus allgemein zugänglichen Quellen
stammen: Teilnehmer an sportlichen Veranstaltungen, Mannschaftsaufstellung,
Ergebnisse, Torschützen, Alter oder Geburtsjahrgang. - Die Veröffentlichung von Fotos und Videos, die außerhalb öffentlicher
Veranstaltungen gemacht wurden, erfolgt ausschließlich auf Grundlage einer
Einwilligung der abgebildeten Personen.
4. Auf der Internetseite des Vereins werden die Daten der Mitglieder des
Vorstands, der Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter und der
Übungsleiterinnen und Übungsleiter mit Vorname, Nachname, Funktion, E-
Mail-Adresse und Telefonnummer veröffentlicht.
§ 4 Zuständigkeiten für die Datenverarbeitung im Verein
Verantwortlich für die Einhaltung der datenschutzrechtlichen Vorgaben ist der
Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand stellt sicher, dass Verzeichnisse der
Verarbeitungstätigkeiten nach Art. 30 DSGVO geführt und die
Informationspflichten nach Art. 13 und 14 DSGVO erfüllt werden. Er ist für
die Beantwortung von Auskunftsverlangen von betroffenen Personen
zuständig.
§ 5 Verwendung und Herausgabe von Mitgliederdaten und -listen
- Listen von Mitgliedern oder Teilnehmern werden den jeweiligen
Mitarbeiterinnen und Mitarbeitern im Verein (z.B. Vorstandsmitgliedern,
Abteilungsleitern, Übungsleitern) insofern zur Verfügung gestellt, wie es die
jeweilige Aufgabenstellung erfordert. Beim Umfang der dabei verwendeten
personenbezogenen Daten ist das Gebot der Datensparsamkeit zu beachten. - Personenbezogene Daten von Mitgliedern dürfen an andere Vereinsmitglieder
nur herausgegeben werden, wenn die Einwilligung der betroffenen Person
vorliegt. Die Nutzung von Teilnehmerlisten, in die sich die Teilnehmer von
Versammlungen und anderen Veranstaltungen zum Beispiel zum Nachweis der
Anwesenheit eintragen, gilt nicht als eine solche Herausgabe. - Macht ein Mitglied glaubhaft, dass es eine Mitgliederliste zur Wahrnehmung
satzungsgemäßer oder gesetzlicher Rechte benötigt (z.B. um die Einberufung
einer Mitgliederversammlung im Rahmen des Minderheitenbegehrens zu
beantragen), stellt der Vorstand eine Kopie der Mitgliederliste mit Vornamen,
Nachnamen und Anschrift als Ausdruck oder als Datei zur Verfügung. Das
Mitglied, welches das Minderheitenbegehren initiiert, hat vorher eine
Versicherung abzugeben, dass diese Daten ausschließlich für diesen Zweck
verwendet und nach der Verwendung vernichtet werden.
§ 6 Kommunikation per E-Mail
- Für die Kommunikation per E-Mail richtet der Verein einen vereinseigenen
E-Mail-Account ein, der im Rahmen der vereinsinternen Kommunikation
ausschließlich zu nutzen ist. - Beim Versand von E-Mails an eine Vielzahl von Personen, die nicht in einem
ständigen Kontakt per E-Mail untereinander stehen und/oder deren private E-
Mail-Accounts verwendet werden, sind die E-Mail-Adressen als „bcc“ zu versenden
§ 7 Verpflichtung auf die Vertraulichkeit
Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter im Verein, die Umgang mit
personenbezogenen Daten haben (z.B. Mitglieder des Vorstands,
Abteilungsleiterinnen und Abteilungsleiter, Übungsleiterinnen und
Übungsleiter), sind auf den vertraulichen Umgang mit personenbezogenen
Daten verpflichtet.
§ 8 Datenschutzbeauftragter
Wenn im Verein mindestens 10 Personen ständig mit der automatisierten
Verarbeitung personenbezogener Daten beschäftigt sind, hat die TG 1908
Lispenhausen e.V. einen Datenschutzbeauftragten zu benennen. Die Auswahl
und Benennung obliegt dem Vorstand nach § 26 BGB. Der Vorstand hat
sicherzustellen, dass die benannte Person über die erforderliche Fachkunde
verfügt. Vorrangig ist ein interner Datenschutzbeauftragter zu benennen. Ist aus
den Reihen der Mitgliedschaft keine Person bereit, diese Funktion im Rahmen
eines Ehrenamtes zu übernehmen, hat der Vorstand nach § 26 BGB einen
externen Datenschutzbeauftragten auf der Basis eines Dienstvertrages zu
beauftragen.
Die Turngemeinde 1908 Lispenhausen e.V. hat zur Zeit weniger als 10
Personen, die personenbezogene Daten ständig automatisiert bearbeiten. Somit
muss kein Datenschutzbeauftragten von der Turngemeinde 1908 Lispenhausen
e.V. gestellt werden.
§ 9 Einrichtung und Unterhaltung von Internetauftritten
- Der Verein unterhält zentrale Auftritte für den Gesamtverein. Die Einrichtung
und Unterhaltung von Auftritten im Internet obliegt dem Ressortleiter
Öffentlichkeitsarbeit. Änderungen dürfen ausschließlich durch den
Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit, den Ressortleiter Allgemeine Verwaltung
und den Administrator vorgenommen werden. - Der Ressortleiter Öffentlichkeitsarbeit ist für die Einhaltung der
Datenschutzbestimmungen im Zusammenhang mit Online-Auftritten
verantwortlich. - Abteilungen, Gruppen und Mannschaften bedürfen für die Einrichtung eigener
Internetauftritte (z.B. Homepage, Facebook, Twitter) der ausdrücklichen
Genehmigung des Vorstandes. Für den Betrieb eines Internetauftritts haben die
Abteilungen, Gruppen und Mannschaften Verantwortliche zu benennen, denen
gegenüber der Vorstandes weisungsbefugt ist. Bei Verstößen gegen
datenschutzrechtliche Vorgaben und Missachtung von Weisungen des
Vorstandes, kann der Vorstand nach § 26 BGB die Genehmigung für den
Betrieb eines Internetauftritts widerrufen. Die Entscheidung des Vorstands
nach § 26 BGB ist unanfechtbar.
§ 10 Verstöße gegen datenschutzrechtliche Vorgaben und diese Ordnung
- Alle Mitarbeiterinnen und Mitarbeiter des Vereins dürfen nur im Rahmen ihrer
jeweiligen Befugnisse Daten verarbeiten. Eine eigenmächtige Datenerhebung,
Datennutzung oder – Weitergabe ist untersagt. - Verstöße gegen allgemeine datenschutzrechtliche Vorgaben und insbesondere
gegen diese Datenschutzordnung können gemäß den Sanktionsmitteln, wie sie
in der Satzung vorgesehen sind, geahndet werden.
§ 11 Inkrafttreten
Diese Datenschutzordnung wurde durch den Gesamtvorstand des Vereins am
05.03.2019 beschlossen und tritt am 06.03.2019 in Kraft.
§ 12 Dienste Dritter
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Rechtsgrundlagen für die Verarbeitung von personenbezogenen Daten in diesem Zusammenhang sind Art. 6 Abs. 1 lit. c DS-GVO und Art. 6 Abs. 1 lit. f DS-GVO. Unser berechtigtes Interesse ist die Verwaltung der eingesetzten Cookies und ähnlichen Technologien und der diesbezüglichen Einwilligungen.
Die Bereitstellung der personenbezogenen Daten ist weder vertraglich vorgeschrieben noch für den Abschluss eines Vertrages notwendig. Du bist nicht verpflichtet die personenbezogenen Daten bereitzustellen. Wenn du die personenbezogenen Daten nicht bereitstellst, können wir deine Einwilligungen nicht verwalten.
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